COMITÉ EXÉCUTIF :

Outre toutes les responsabilités qui sont décrites plus bas, s'impliquer dans le POMD, c'est surtout l'opportunité idéale de s'engager avec une foule de personnes proactives et de mettre sur pied des nouveaux projets!

a) Objectif : Le comité exécutif du POMD est responsable de superviser, gérer et/ou administrer toutes les décisions et événements touchant les associations membres de l’association.  De ce fait, il doit :

Surveiller et informer les associations membres des décisions prises par les hautes instances dans les domaines touchant les Objectifs du Millénaire pour le développement afin qu’ils prennent position;
Gérer tous les types de fonds dont le POMD bénéficie;
Veiller à ce que la représentativité demeure appropriée et représentative de la volonté des associations membres de l’association;
Servir de lien avec le reste de la communauté universitaire;
Assurer la mise en place d’activités afin de rassembler les associations membres;
Représenter le POMD lors d’événements ou de rencontres;
Informer adéquatement les associations membres de l’association des décisions importantes qui ont été prises lors des réunions.
Préparer l’ordre du jour des caucus des associations membres.
Le comité exécutif se réunit au moins deux fois par mois.

b) Composition :

o    Président:

Coordonne et préside les réunions;
Communique les informations au comité exécutif au moins une fois par semaine.
Responsable du développement et de la direction du POMD.
Représente le POMD auprès des instances universitaires et autres;
Assiste aux réunions selon son mandat;
Entretient les relations avec les autres associations du campus;
S’assure qu’au moins un caucus des associations membres soit prévu à chaque mois entre septembre et avril inclusivement;
Rédige les ordres du jour;
S'occupe activement de la mise en application des résolutions du comité exécutif et de l'assemblée générale;
Fait le lien et accorde un soutien technique aux comités mis sur pied par le comité exécutif;
A le devoir de connaître et de faire respecter le contenu de la charte;
Voit à ce qu’une activité majeure soit organisée pendant la première semaine de cours au mois de septembre;
Travaille, en collaboration avec le coordonnateur de la Semaine du développement international, comité à la planification et la coordination de cette semaine, qui a lieu durant la première semaine complète de février.
Co-signe, avec le vice-président aux finances, tous les chèques émis par le POMD.
Conserve les documents du POMD sur une clé USB qui sera remise à son successeur;
Planifie, avant la fin de son mandat et si besoin est, une rencontre du caucus des associations membres afin d’apporter des changements à la présente Charte.
Prépare, à la fin de son mandat, un rapport annuel à propos de son poste, qui sera remis à son successeur. Le rapport annuel rend compte des initiatives prises, des difficultés rencontrées, des solutions proposées, des résultats obtenus et des recommandations pour l’an prochain
Remplit tous les devoirs inhérents à sa charge.

o    Secrétaire

       Rédige les procès-verbaux des caucus et des assemblées générales
       Rédige divers documents du POMD
       Travaille en collaboration avec le vice-président aux communications pour la mise à jour des informations sur le site Internet.
       Fait la gestion du courrier;
       Voit à la conservation des archives et des documents du comité;
       Prépare, à la fin de son mandat, un rapport annuel à propos de son poste, qui sera remis à son successeur. Le rapport annuel rend compte des initiatives prises, des difficultés rencontrées, des solutions proposées, des résultats obtenus et des recommandations pour l’an prochain
       Enregistre, à la fin de son mandat et au bénéfice de son successeur, tous les documents pertinents à son poste sur la clé USB du POMD.
       Remplit tous les devoirs inhérents à sa charge.

o    Trésorier

Voit à la tenue du compte bancaire du POMD;
Recueille les cotisations des associations membres;
Prépare les chèques pour les dépenses du POMD;
Co-signe, avec le président, tous les chèques émis par le POMD;
S’occupe, au début de même qu’à la fin de son mandat, de réclamer le remboursement des frais de service bancaire payés;
Coordonne les campagnes de financement;
Prépare, avant la fin de la deuxième semaine complète du mois de janvier, un bilan financier mi-année qui sera transmis aux associations membres après approbation par le comité exécutif;
Prépare, avant la fin de la deuxième semaine complète du mois d’avril, un bilan financier annuel qui sera transmis aux associations membres après approbation par le comité exécutif.
Prépare, à la fin de son mandat, un rapport annuel à propos de son poste, qui sera remis à son successeur. Le rapport annuel rend compte des initiatives prises, des difficultés rencontrées, des solutions proposées, des résultats obtenus et des recommandations pour l’an prochain.
Enregistre, à la fin de son mandat et au bénéfice de son successeur, tous les documents pertinents à son poste sur la clé USB du POMD.
Remplit tous les devoirs inhérents à sa charge.

o    Vice-président aux affaires internes

Devient président par intérim dans le cas où le président est absent ou démissionne.
Assure les procédures d’adhésion des associations membres et tient à jour la liste des associations membres et leurs coordonnées;
Informe l’ensemble des associations membres des activités du réseau et de l’actualité;
Assure la coordination entre les associations membres
Coordonne l’organisation de la Semaine du développement international, ou forme une autre personne pour remplir cette fonction.
Veille à l’organisation de formations d’appoint pour les exécutants des associations membres et les exécutants du POMD.
Prépare, à la fin de son mandat, un rapport annuel à propos de son poste, qui sera remis à son successeur. Le rapport annuel rend compte des initiatives prises, des difficultés rencontrées, des solutions proposées, des résultats obtenus et des recommandations pour l’an prochain.
Enregistre, à la fin de son mandat et au bénéfice de son successeur, tous les documents pertinents à son poste sur la clé USB du POMD.
Remplit tous les devoirs inhérents à sa charge.

o    Vice-président aux affaires externes

Gère les relations avec les instances externes au POMD, notamment le Bureau international, la Direction des services aux étudiants, Managers sans frontières, la CADEUL, les cégeps et les écoles secondaires;
Coordonne la participation du POMD aux activités organisées par des ONG situées à l’extérieur du campus, dont les Journées québécoises de la solidarité internationale (JSQI) avec l’organisme Carrefour Tiers-monde.
Prépare, à la fin de son mandat, un rapport annuel à propos de son poste, qui sera remis à son successeur. Le rapport annuel rend compte des initiatives prises, des difficultés rencontrées, des solutions proposées, des résultats obtenus et des recommandations pour l’an prochain.
Enregistre, à la fin de son mandat et au bénéfice de son successeur, tous les documents pertinents à son poste sur le clé USB du POMD.
Remplit tous les devoirs inhérents à sa charge.

o    Vice-président aux communications

S’assure que le nombre de participants aux activités d’envergure mis sur pied par le POMD soit noté, et qu’au moins une photo soit prise lors de chacun de ces événements;
S’assure que le renouvellement de l’agrément du POMD soit effectué en début d’année auprès de la Direction des services aux étudiants;
Prépare des soumissions et coordonne la conception du matériel promotionnel de la Semaine du développement international;
Assure la visibilité du POMD auprès des médias;
Tient à jour le site Web de l’association;
Coordonne les campagnes publicitaires.
Travaille en collaboration avec la professionnelle chargée de communication au Bureau de la vie étudiante.
Prépare, à la fin de son mandat, un rapport annuel à propos de son poste, qui sera remis à son successeur. Le rapport annuel rend compte des initiatives prises, des difficultés rencontrées, des solutions proposées, des résultats obtenus et des recommandations pour l’an prochain.
Enregistre, à la fin de son mandat et au bénéfice de son successeur, tous les documents pertinents à son poste sur la clé USB du POMD.
Remplit tous les devoirs inhérents à sa charge.